Увольняется ключевой сотрудник или сисадмин: что сделать сразу после заявления

После заявления об увольнении у компании обычно около двух недель, иногда меньше. Первое дело за это время: перевести на компанию всё, что контролируется через личные аккаунты сотрудника (домены, хостинг, облака, почту администратора) и отозвать его полномочия там, где они есть. Второе: принять дела по состоянию, а не по рассказу: что сломано, что продлевается в ближайший месяц, что держится только на его ручных действиях.

Сначала то, что уходит вместе с человеком

Советы про удержание, базу знаний и дублёров пригодятся потом. В первые дни важнее найти то, что оформлено на сотрудника, контролируется через его личный аккаунт или недоступно компании без его участия.

1. Домены и хостинг. На чью почту зарегистрированы и кто указан владельцем? Бывает, что это сотрудник, уволившийся два года назад.
2. Облака и подписки. Почта, диски, сервисы, оплачиваемые с корпоративной карты, но заведённые на личный аккаунт.
3. Административные доступы. Какие учётные записи с полными правами существуют, помимо тех, о которых вы знаете.
4. Электронные подписи и доверенности. Подпись сотрудника не передаётся и не переоформляется. Проверьте, где используются его сертификаты и машиночитаемые доверенности, отзовите полномочия, новому человеку оформите собственные.
5. Отношения с подрядчиками. Кто знает контакты, условия и историю договорённостей.

Корпоративные ресурсы переведите на договоры и учётные записи компании до последнего рабочего дня. Личные пароли не забирайте: создайте новые доступы и отзовите старые. Если у компании нет административного доступа и документов, после ухода восстановление обычно идёт через поддержку сервиса, долго и без гарантии.

Передача вахты, а не «всё нормально»

На яхте вахта передаётся по состоянию: где находимся, что неисправно, что ожидается в ближайшие часы. «Всё нормально» не передаёт ничего.

Попросите уходящего ответить письменно на три вопроса:

• Что сейчас не работает или работает «временно вручную»?
• Что нужно продлить, оплатить или обновить в ближайшие два месяца?
• Какие регулярные операции он выполняет вручную, где они запланированы и что будет, если их пропустить?

Третий вопрос помогает найти операции, для которых нет ни инструкции, ни второго исполнителя.

Кто подхватит, проверяется задачами

Устного «сможем подхватить» недостаточно. Дайте коллеге выполнить одну-две типовые задачи уходящего без его помощи, пока тот ещё работает. Если никто не справляется, нужно решать две задачи сразу: закрыть нехватку компетенции и убрать зависимость от одного исполнителя.

Почему аутсорсинг сам по себе не решает проблему

Передача на аутсорсинг меняет зависимость от человека на зависимость от подрядчика. Она не исчезает, если у компании нет своих доступов, документации и порядка выхода из договора. Решение одно и то же в обоих случаях: доступы на компанию, критерии сделанной работы, документация как обязанность, а не одолжение.

Подробнее: ИТ «работает», но бизнес уже не ваш и ИТ-управление в МСБ.

Что я делаю в такой ситуации

Проверяю, кто владелец доменов, лицензий, облаков и хостинга, какие доступы существуют, для каких систем и операций есть только один исполнитель и нет проверенной инструкции. Даю письменную карту рисков с приоритетами и порядок передачи. Если нужен новый человек или подрядчик, помогаю сформулировать критерии и могу участвовать в собеседовании.

Инфраструктуру на обслуживание не беру и на место сотрудника не претендую. Поэтому оцениваю варианты без интереса к дальнейшему контракту.