Налог на хаос. Часть 5. Седьмой сотрудник: вы платите 1,7 млн в год человеку, которого не нанимали

Когда отдел перестаёт успевать, у растущей компании срабатывает рефлекс: нанять. Сегодня посчитаем, во что этот рефлекс обходится — и найдём в вашей компании сотрудника, который получает около 1,7 млн в год, не числясь в штатном расписании.

«Мы не справляемся»

Сцена, которую я видел неоднократно. Конец квартала, бухгалтерия засиживается до девяти. Главбух заходит к директору: «Нужен помощник. Хотя бы на рутину». Директор смотрит на измотанных людей — и кивает. Возражать неловко: люди действительно на пределе.

Единственное, чего в этой сцене никогда не происходит — расчёта. Решение стоимостью полтора миллиона рублей в год принимается за три минуты. Хотя ещё вчера та же компания неделю согласовывала покупку принтера за тридцать тысяч. Исправим это — и сначала посчитаем.

Сколько стоит «просто помощник»

Возьмём скромный оклад — 80 000 ₽ до НДФЛ. Цифры дальше оценочные, подставьте свои — порядок не изменится.

• ФОТ за год: 960 000 ₽

• Страховые взносы: если вы в реестре МСП — льготный тариф (30% в пределах 1,5 МРОТ, 15% сверх) даст порядка 220 000 ₽ за год; на общем тарифе — около 290 000. Дальше считаем по льготному тарифу — скромнее для нашего аргумента

• Рабочее место: техника, лицензии, ЭДО, метры, ИТ-поддержка — консервативно 10 000 ₽/мес, 120 000 ₽/год

• Подбор и ввод в работу: гонорар агентству или десятки часов руководителя на собеседования, плюс два-три месяца, когда полную ставку вы платите за половинную отдачу, — в эквиваленте ещё 150–200 тысяч разово

Итого: первый год — почти 1,5 млн ₽. Каждый следующий — около 1,3 млн.

Теперь цена часа, и здесь первая ловушка. Интуитивно: 80 000 ÷ 168 часов ≈ 480 ₽. Но платите вы 1,3 млн в год, а рабочих часов по производственному календарю 2026 года — 1 972. Вычтите отпуск и средние больничные — остаётся примерно 1 700 присутственных часов. Итого час сотрудника обходится компании не в 480, а примерно в 750 ₽. И это нижняя планка: действующие бухгалтеры и менеджеры стоят дороже помощника на восьмидесяти тысячах.

Но самое интересное дальше. В большинстве компаний деньги теряются не потому, что помощник дорогой, — а потому, что его зарплату уже давно получают остальные сотрудники. По кусочкам.

На что уходит этот час

Вопрос, который стоит задать до подписания заявки на вакансию: а чем заняты те шестеро, что уже работают?

За сто с лишним аудитов ИТ и рабочих процессов я видел следующее: заметная часть дня уходит не на саму работу, а на выяснения вокруг неё — кто делает, что решили, где лежит. Внешние данные говорят то же. Московская школа управления Сколково (2024): половина сотрудников тратит по два часа в день на лишние коммуникации, каждый четвёртый — до пяти. Опрос ЛидерТаск (2026; они делают планировщик задач, так что поправка на интерес, — но цифра красноречивая): только 10% рабочих поручений содержат одновременно описание, ответственного и срок.

Переведём в деньги на примере отдела из шести человек. Даже если принять более осторожную оценку — не два часа, а полтора в день у каждого — на «какую сумму в итоге согласовали», «где счёт по этой отгрузке», «так мы платим сегодня или ждём». Полтора часа × 6 человек × 247 рабочих дней = около 2 200 часов в год. Годовой фонд одного сотрудника, как мы посчитали, — примерно 1 700.

В отделе из шести человек уже работает седьмой — целая ставка с хвостом, размазанная по остальным. По 750 ₽ за час это около 1,7 млн в год. Он ничего не производит: он переспрашивает, ищет и ждёт. Его зарплату вы и собираетесь удвоить, нанимая восьмого в тот же беспорядок.

Почему новый человек не спасёт

Найм в бардак не решает проблему — он её масштабирует, тремя механизмами сразу.

Первый: каждый новый сотрудник увеличивает число рабочих связей быстрее, чем растёт сам отдел. В отделе из шести человек — пятнадцать пар «кто с кем сверяется», в отделе из семи — уже двадцать одна. Математически это описывается формулой n(n−1)/2, а практически — трение всегда обгоняет найм.

Второй: в компании без правил новичок первые месяцы — чистый потребитель чужого времени. Регламентов нет, всё устроено по принципу «спроси у Марины». Марина теперь работает свою работу, отвечает на прежние вопросы отдела — и учит новенькую. Угадайте, кто следующий придёт к директору со словами «мы не справляемся».

Третий, самый неприятный: переработки на время исчезают, и вместе с ними исчезает симптом. Проблема остаётся — теперь у неё просто больше бюджет. Через полгода-год вы снова услышите «нужен человек». Это не новая проблема. Это вторая итерация того же налога.

Что стоит ноль рублей

Разберём одну живую механику — казначейскую. Заявки на оплату прилетают отовсюду: счёт в чате, «срочно, я на почту скинул», устно в коридоре, фото счёта в мессенджере. Бухгалтер, который делает платежи, каждое утро вручную собирает этот зоопарк в реестр, к обеду директор спрашивает «что у нас сегодня к оплате» — и сборка начинается заново. Это час-полтора каждый день — у одного из самых загруженных людей в компании. Ощущение — «нужен человек на платежи».

Правило «платёж существует, только если заявка попала в реестр до 16:00 предыдущего дня; всё остальное — завтра» стоит ноль рублей. Через две недели после его введения выясняется, что человек на платежи не нужен — нужен был порядок постановки. Нагрузка никуда не делась. Исчезла лишняя работа.

Оговорюсь честно: ноль рублей — не значит даром. Первые две недели правило держится не на регламенте, а на воле директора. Будут исключения «ну это же срочно», будут обиды — и будет проверка на прочность: один «срочный» счёт, оплаченный в обход реестра, отменяет правило навсегда. Деньгами такие правила действительно ничего не стоят. Платят за них твёрдостью — и платит лично директор.

Таких правил в компании обычно находится пять-семь, и каждое возвращает часы: единое место, где живут поручения; обязательный срок у каждой задачи; один канал для заявок вместо четырёх.

Ни одна из компаний, которые я разбирал, перед наймом не посчитала цену внутреннего трения. Считают после — когда люди уже наняты, деньги уже потрачены, а «не успеваем» вернулось.

Когда нанимать всё-таки нужно

Честная оговорка: порядок не отменяет найма. Если правила введены, трение снято, а загрузка всё равно выше ста процентов — нанимайте спокойно: теперь это инвестиция в мощность, а не доплата за беспорядок. Разница только в очерёдности.

Тест перед подписанием любой заявки на вакансию — один вопрос к руководителю отдела: сколько часов в неделю отдел тратит на уточнения, поиск информации и ожидание ответов? Если он не знает — вот это и есть настоящая проблема, и она не решается наймом. Если знает и выходит больше тридцати пяти — это полная ставка: сотрудника, которого он просит, вы содержите давно.

Хаос — единственный, кто в вашей компании нанимает людей без согласования с вами. Перестаньте подписывать его заявки.

Как устроены такие механики — где растворяется рабочее время, почему правила работают лучше героизма и что из этого следует для растущей компании — разбираю по два раза в неделю в канале «ИТ-нигилист».

Остальные статьи в продолжении темы:

Налог на хаос. Часть 1: сколько на самом деле стоит отсутствие регламентов в работе с 1С

Налог на хаос. Часть 2: где в 1С утекают реальные деньги и как выйти из «рабства» у подрядчика

Налог на хаос. Часть 3: закладки в коде, подписки на подрядчика и другие способы держать вас на крючке

Налог на хаос. Часть 4: потерянные деньги, которые не видны в проводках